Flusso di lavoro dell'ordine d'acquisto: dal riordino alla ricezione

La maggior parte di ciò che è scritto sugli ordini di acquisto copre un passaggio alla volta: come calcolare un punto di riordino, come creare un ordine di acquisto, come monitorarne uno una volta inviato. Utile individualmente, ma un commerciante che vive il processo lo vive come una sequenza continua, non come quattro articoli separati. Questa è quella sequenza, dall'inizio alla fine, con ogni passaggio che si collega al post che lo copre correttamente invece di ripeterne nessuno qui.

La sequenza completa

Quattro passaggi, in ordine: viene superato un punto di riordino, si dimensiona l'ordine, si crea e si invia l'ordine di acquisto e lo si segue fino alla ricezione. Utilizzando l'esempio in esecuzione del sito, una candela "Cedar & Fig, 250g", che vende 5 unità al giorno con un lead time del fornitore di 12 giorni e un buffer di sicurezza di 30 unità, ecco come appare effettivamente ogni passaggio.

Passaggio 1: il punto di riordino viene superato

Il punto di riordino di Cedar & Fig è di 90 unità: (5 unità/giorno × tempo di consegna di 12 giorni) + 30 unità di scorta di sicurezza = 90. Quando le scorte disponibili scendono a 90, questo è il segnale per ordinare: non un'ipotesi di scorte scarse, un trigger calcolato basato sulla velocità effettiva delle vendite e sul tempo reale impiegato da un nuovo ordine per arrivare.

La formula, il ragionamento alla base del numero delle scorte di sicurezza e gli errori che lo violano silenziosamente sono trattati in modo completocome calcolare i punti di riordino. Questo post presuppone che tu abbia già quel numero e riprende dal momento in cui viene incrociato.

Passaggio 2: dimensionamento dell'ordine

Attraversare il punto di riordino ti dice che è ora di ordinare. Non ti dice quanto. Si tratta di un numero separato, la quantità di riordino, solitamente il livello delle scorte target meno ciò che è attualmente disponibile o già ordinato, arrotondato per eccesso alla confezione o alla quantità minima dell'ordine richiesta dal fornitore.La guida alla quantità di riordinocopre in dettaglio la formula e l'arrotondamento MOQ; il numero che ne esce è quello che verrà riportato sull'ordine di acquisto nel passaggio successivo.

Passaggio 3: creazione e invio dell'ordine di acquisto

Una volta decisi un fornitore e una quantità, l'ordine di acquisto stesso diventa una bozza nel pannello di controllo di Shopify (fornitore, ubicazione di destinazione, voci, costi e termini) che rivedi e contrassegni Ordinato quando è pronto. Da lì lo esporti come PDF e lo invii al tuo fornitore; Shopify non te lo invia via email in modo nativo.La guida completa agli ordini di acquistocammina attraverso ogni campo e ogni schermo; questo passaggio è il centro della sequenza, non l'intera storia.

Passaggio 4: tracciamento e ricezione

Una volta ordinato un ordine d'acquisto, il tracciamento dell'oggetto da parte di Shopify si ferma lì. Il resto avviene tramite un trasferimento di inventario collegato creato appositamente, che porta la spedizione effettiva fino alla ricezione. Finché il trasferimento non esiste ed è in transito, nulla viene visualizzato come In entrata; una volta che lo stock è stato effettivamente ricevuto, passa a Disponibile.Come tenere traccia degli ordini di acquistocopre l'intero modello di stato egestire uno scontrino parzialecopre cosa succede quando la spedizione che arriva non corrisponde completamente all'ordine.

Dove si rompe

La sequenza sopra sembra scritta in modo pulito. In pratica si rompe in una manciata di punti prevedibili:

• Il punto di riordino diventa obsoleto.È stato calcolato una volta da una vecchia media di vendita e non è mai stato ricalcolato, quindi si attiva troppo tardi o troppo presto rispetto a come il prodotto viene effettivamente venduto adesso.
• Il PO viene redatto e dimenticato.Qualcuno lo costruisce, viene trascinato in qualcos'altro e rimane in Draft per una settimana prima che qualcuno si accorga che non è mai stato inviato.
• La ricezione è in ritardo rispetto alla consegna effettiva.Lo stock è fisicamente sullo scaffale, ma nessuno ha ancora registrato la ricevuta sul trasferimento collegato, quindi Shopify lo mostra ancora come breve e chiunque stia osservando il punto di riordino vede un divario che in realtà non c'è.

Tutti e tre sono lo stesso fallimento di fondo: un passo che dipende dal fatto che una persona si ricordi di fare qualcosa, in un momento è impegnata a fare qualcos'altro.StockCueil pianificatore degli acquisti elimina la necessità di ricordarlo: ricalcola il punto di riordino dai dati di vendita in tempo reale, raggruppa ciò che è dovuto per fornitore e mantiene l'ordine d'acquisto in movimento da bozza a inviato a ricevuto all'interno di un'unica schermata.

Domande frequenti

Qual è il flusso di lavoro dell'ordine d'acquisto dall'inizio alla fine?

Viene superato un punto di riordino, calcoli quanto ordinare, crei e invii l'ordine di acquisto al tuo fornitore e lo segui fino alla ricezione, dove lo stock ricevuto diventa finalmente disponibile per la vendita.

Dove una raccomandazione di riordino si trasforma in un vero e proprio ordine di acquisto?

Una volta che conosci sia il trigger, che il punto di riordino è stato superato, sia la quantità, la quantità di riordino arrotondata a qualsiasi requisito di ordine minimo, questi due numeri sono ciò che va nell'ordine di acquisto che crei e invii.

Qual è il punto più comune in cui questo flusso di lavoro si interrompe per i piccoli negozi?

Due punti, molto spesso: un punto di riordino che è stato calcolato una volta e mai aggiornato al variare della velocità delle vendite, e la ricezione che ritarda rispetto alla consegna effettiva perché nessuno lo ha registrato sul trasferimento collegato, quindi il sistema mostra ancora una carenza che è già stata risolta sullo scaffale.