What do purchase order statuses mean?

Shopify tracks exactly two statuses on the PO itself: Draft, meaning it's still being built or reviewed, and Ordered, meaning it's been submitted to the supplier. Receiving progress (partial, complete, closed) is tracked separately, on the inventory transfer linked to that PO, not on the PO's own status.

Does an open purchase order count as available stock in Shopify?

No. Marking a PO Ordered doesn't add anything to your Available or even your Incoming inventory by itself. Stock only shows as Incoming once you've created the linked transfer and the shipment is in transit, and it only becomes Available once the receipt is actually recorded.

How should a small store track open POs without dedicated software?

Filter the Purchase orders list by status and check it on a fixed schedule — weekly is reasonable for most small catalogs. Keep a simple note of each supplier's usual lead time so you can spot when an order has run past it, since Shopify's native tool doesn't flag lateness for you.

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Inventario20 agosto 20265 minuti di lettura

Come tenere traccia degli ordini di acquisto su Shopify

Una volta inviato un ordine di acquisto, come monitorarne lo stato (aperto, parziale, ricevuto o in ritardo) e perché quel numero modifica le scorte disponibili.

Otto ordini d'acquisto si aprono per quattro fornitori e l'unico modo per sapere quali si stanno effettivamente spostando è fare clic su ciascuno separatamente. Shopify non inserisce "giorni prima dell'arrivo" in nessun punto della visualizzazione elenco, perché non tiene traccia di questo concetto. Ecco cosa tiene effettivamente traccia dello strumento PO di Shopify, perché un PO aperto non viene visualizzato come azione che puoi vendere e come creare una routine di monitoraggio che non richieda il controllo di otto schede.

Stati PO, spiegati

Un ordine di acquisto Shopify ha esattamente due stati sull'oggetto stesso:Bozzamentre lo stai ancora costruendo o rivedendo, eOrdinatouna volta presentato al fornitore. Questo è l'intero modello di stato nativo: non esiste alcun valore "Parzialmente ricevuto", "Ricevuto" o "Chiuso" nell'ordine di acquisto. Una volta ordinato, rimane ordinato; non cambia mai più stato da solo.

Ricevere progresso vive da qualche altra parte: iltrasferimento di inventariocrei da un ordine di acquisto ordinato. Quel trasferimento ha il suo status:In corsomentre parte dell'ordine è ancora in sospeso,Trasferitouna volta ricevuto tutto. Se stai immaginando un singolo oggetto che si muove attraverso bozza → emesso → parziale → ricevuto → chiuso, questo è il ciclo di vita dell'approvvigionamento generico, non quello che l'amministratore di Shopify ti mostra effettivamente. Vedila guida completa agli ordini di acquistoper come i due oggetti si incastrano.

Perché il monitoraggio è importante per le scorte in entrata

L'inventario di Shopify ha alcuni stati distinti e Incoming è quello che fa inciampare le persone. L'inventario in entrata è lo stock in viaggio verso una posizione a seguito di un trasferimento, non lo stock che puoi ancora vendere e non qualcosa che appare nel momento in cui contrassegni un ordine d'acquisto. Diventa In entrata solo dopo aver creato il trasferimento collegato per quell'ordine d'acquisto e la spedizione è in transito; il numero passa a Disponibile solo quando qualcuno registra effettivamente la ricevuta.

In pratica: se un ordine d'acquisto si trova nello stato Ordinato senza alcun trasferimento ancora creato, Shopify non mostra nulla in In entrata, non perché l'ordine non sia reale, ma perché nulla indica che le scorte del sistema si stanno muovendo finché non crei quel trasferimento. Se ti affidi alla colonna In entrata per sapere cosa sta arrivando, un PO ordinato non trasferito sembrerà non esistere.

Monitoraggio nativo e app

Nativamente, tracciare significa aprire l'elenco degli ordini di acquisto, filtrare per stato e fare clic su ciascuno di essi per verificarne il trasferimento collegato: fattibile con una manciata di ordini aperti, noioso con oltre una dozzina sparsi su diversi fornitori. Non esiste una visualizzazione dashboard che mostri lo stato reale di ogni ordine di acquisto aperto, puntuale, in ritardo o parzialmente ricevuto, in un unico posto.

Le app dedicate generalmente colmano questo divario mantenendo il proprio record delle date di consegna previste (un campo che il PO nativo di Shopify non ha affatto) e contrassegnando tutto ciò che lo ha superato.StockCuemantiene una visualizzazione degli ordini di acquisto aperti con gli ordini di ogni fornitore e il loro stato in un'unica schermata, quindi "è qualcosa in ritardo" è uno sguardo invece di un clic.

Una semplice routine di monitoraggio

Controlla l'elenco degli ordini di acquisto ad un orario prestabilito ogni settimana, non solo quando ti capita di ricordartelo.
Per qualsiasi cosa ordinata senza ancora un trasferimento collegato, conferma che il fornitore ha effettivamente spedito: un ordine d'acquisto non trasferito oltre la data prevista è quello di cui è più facile perdere traccia.
Per i trasferimenti contrassegnati come In corso, annota cosa è ancora in sospeso e se lo èuna ricevuta parziale a cui vale la pena dare seguito.
Contrassegna qualsiasi cosa oltre il normale tempo di consegna del tuo fornitore prima che diventi un esaurimento delle scorte - vedigestione degli ordini di acquisto in ritardoper cosa fare dopo.

STOCKCUE

La visualizzazione degli ordini di acquisto aperti di StockCue mostra lo stato reale di ogni ordine di acquisto per ogni fornitore in un'unica schermata e l'importatore Stocky porta i tuoi ordini di acquisto aperti esistenti se stai migrando da esso, sia sul piano Starter che su quelli successivi.

Installa StockCue su Shopify →

Domande frequenti

Cosa significano gli stati degli ordini di acquisto?

Shopify tiene traccia esattamente di due stati sul PO stesso: Bozza, il che significa che è ancora in fase di creazione o revisione, e Ordinato, il che significa che è stato inviato al fornitore. L'avanzamento della ricezione (parziale, completo, chiuso) viene monitorato separatamente, sul trasferimento di inventario collegato a tale ordine d'acquisto, non sullo stato dell'ordine d'acquisto.

Un ordine di acquisto aperto conta come stock disponibile su Shopify?

No. Contrassegnare un ordine d'acquisto come ordinato non aggiunge nulla al tuo inventario disponibile e nemmeno al tuo inventario in entrata. Lo stock viene visualizzato come In entrata solo dopo aver creato il trasferimento collegato e la spedizione è in transito, e diventa Disponibile solo una volta che la ricevuta viene effettivamente registrata.

Come dovrebbe un piccolo negozio tenere traccia degli ordini d'acquisto aperti senza un software dedicato?

Filtra l'elenco degli ordini d'acquisto in base allo stato e controllalo secondo una pianificazione fissa: settimanale è ragionevole per la maggior parte dei cataloghi di piccole dimensioni. Tieni una semplice nota dei tempi di consegna abituali di ciascun fornitore in modo da poter individuare quando un ordine lo ha superato, poiché lo strumento nativo di Shopify non segnala i ritardi per te.

Devmerx

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