What do purchase order statuses mean?

Shopify tracks exactly two statuses on the PO itself: Draft, meaning it's still being built or reviewed, and Ordered, meaning it's been submitted to the supplier. Receiving progress (partial, complete, closed) is tracked separately, on the inventory transfer linked to that PO, not on the PO's own status.

Does an open purchase order count as available stock in Shopify?

No. Marking a PO Ordered doesn't add anything to your Available or even your Incoming inventory by itself. Stock only shows as Incoming once you've created the linked transfer and the shipment is in transit, and it only becomes Available once the receipt is actually recorded.

How should a small store track open POs without dedicated software?

Filter the Purchase orders list by status and check it on a fixed schedule — weekly is reasonable for most small catalogs. Keep a simple note of each supplier's usual lead time so you can spot when an order has run past it, since Shopify's native tool doesn't flag lateness for you.

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Inventar20. August 20265 Minuten gelesen

So verfolgen Sie Bestellungen in Shopify

Sobald eine Bestellung gesendet wurde, erfahren Sie, wie Sie ihren Status verfolgen können – offen, teilweise, erhalten oder verspätet – und warum diese Nummer Ihren verfügbaren Lagerbestand ändert.

Es werden acht Bestellungen von vier Lieferanten geöffnet, und die einzige Möglichkeit herauszufinden, welche tatsächlich verschoben werden, besteht darin, auf jede einzelne einzeln zu klicken. Shopify trägt in der Listenansicht nirgendwo die Angabe „Tage bis zum Eintreffen“ ein, da dieses Konzept überhaupt nicht berücksichtigt wird. Hier erfahren Sie, was das PO-Tool von Shopify tatsächlich verfolgt, warum eine offene Bestellung nicht als verkaufbarer Bestand angezeigt wird und wie Sie eine Tracking-Routine erstellen, die nicht die Überprüfung von acht Registerkarten erfordert.

Bestellstatus, erklärt

Eine Shopify-Bestellung hat genau zwei Status für das Objekt selbst:Entwurfwährend Sie es noch erstellen oder überprüfen, undBestelltsobald es dem Lieferanten vorgelegt wurde. Das ist das gesamte native Statusmodell – es gibt keinen Wert „Teilweise erhalten“, „Erhalten“ oder „Geschlossen“ auf der Bestellung. Sobald es bestellt ist, bleibt es bestellt; Es ändert seinen Zustand nie wieder von selbst.

Der Empfang des Fortschritts lebt woanders: imBestandsübertragungSie erstellen aus einer bestellten Bestellung. Diese Übertragung hat ihren eigenen Status –In BearbeitungWährend ein Teil der Bestellung noch aussteht,Übertragensobald alles eingegangen ist. Wenn Sie sich ein einzelnes Objekt vorstellen, das sich durch „Entwurf“ → „Ausgestellt“ → „Teilweise“ → „Empfangen“ → „Geschlossen“ bewegt, handelt es sich um den allgemeinen Beschaffungslebenszyklus und nicht um das, was Ihnen der Shopify-Administrator tatsächlich anzeigt. Sieheden vollständigen Bestellleitfadenwie die beiden Objekte zusammenpassen.

Warum Nachverfolgung für eingehende Lagerbestände wichtig ist

Das Inventar von Shopify weist einige unterschiedliche Zustände auf, und „Eingehend“ ist derjenige, der die Leute aus der Fassung bringt. Eingehender Bestand ist Bestand, der von einer Übertragung zu einem Standort transportiert wird – kein Bestand, den Sie noch verkaufen können, und nicht etwas, das erscheint, sobald Sie eine Bestellung als bestellt markieren. Erst wenn Sie die verknüpfte Übertragung für diese Bestellung erstellt haben und die Sendung unterwegs ist, wird sie zu „Eingehend“. Die Nummer wird erst dann in den Status „Verfügbar“ verschoben, wenn tatsächlich jemand den Beleg erfasst.

In der Praxis: Wenn sich eine Bestellung im Status „Bestellt“ befindet und noch keine Übertragung erstellt wurde, zeigt Shopify nichts in „Eingehend“ dafür an – nicht, weil die Bestellung nicht echt ist, sondern weil nichts sagt, dass sich der Systembestand bewegt, bis Sie diese Übertragung erstellen. Wenn Sie sich auf die Spalte „Eingehend“ verlassen, um zu wissen, was auf dem Weg ist, sieht eine nicht übertragene bestellte Bestellung so aus, als ob sie nicht existierte.

Natives vs. App-Tracking

Ursprünglich bedeutet Tracking, die Bestellliste zu öffnen, nach Status zu filtern und auf jede einzelne zu klicken, um die verknüpfte Übertragung zu überprüfen: praktikabel bei einer Handvoll offener Bestellungen, mühsam bei mehr als einem Dutzend, verteilt auf mehrere Lieferanten. Es gibt keine Dashboard-Ansicht, die den realen Status jeder offenen Bestellung (pünktlich, verspätet oder teilweise erhalten) an einem Ort anzeigt.

Dedizierte Apps schließen diese Lücke im Allgemeinen, indem sie ihre eigenen Aufzeichnungen über die erwarteten Liefertermine führen (ein Feld, das in der nativen Bestellung von Shopify überhaupt nicht vorhanden ist) und alles kennzeichnen, was diese Lücke überschreitet.StockCuebehält eine offene Bestellansicht mit den Bestellungen aller Lieferanten und deren Status auf einem Bildschirm bei, so dass „Ist etwas zu spät“ auf einen Blick und nicht auf einen Klick genügt.

Eine einfache Tracking-Routine

Überprüfen Sie die Bestellliste jede Woche zu einem festen Zeitpunkt, nicht nur, wenn Sie sich daran erinnern.
Bestätigen Sie für alle Bestellungen, die noch nicht mit einer verknüpften Übertragung verbunden sind, den tatsächlichen Versand durch den Lieferanten. Bei einer nicht übertragenen Bestellung, die über das erwartete Datum hinausgeht, verliert man am leichtesten den Überblick.
Beachten Sie bei Überweisungen, die als „In Bearbeitung“ gekennzeichnet sind, was noch aussteht und ob dies der Fall isteine unvollständige Quittung, die es wert ist, weiterverfolgt zu werden.
Markieren Sie alles, was über die übliche Vorlaufzeit Ihres Lieferanten hinausgeht, bevor es zu einem Fehlbestand kommt – sieheVerwaltung verspäteter Bestellungenfür das, was als nächstes zu tun ist.

STOCKCUE

Die offene Bestellansicht von StockCue zeigt den tatsächlichen Status jeder Bestellung bei jedem Lieferanten auf einem Bildschirm an, und der Stocky-Importer zeigt Ihre vorhandenen offenen Bestellungen an, wenn Sie davon migrieren – sowohl beim Starter-Plan als auch höher.

Installieren Sie StockCue auf Shopify →

Häufig gestellte Fragen

Was bedeuten Bestellstatus?

Shopify verfolgt genau zwei Status der Bestellung selbst: „Entwurf“, was bedeutet, dass sie noch erstellt oder überprüft wird, und „Bestellt“, was bedeutet, dass sie an den Lieferanten übermittelt wurde. Der Empfangsfortschritt (teilweise, vollständig, abgeschlossen) wird separat anhand der mit dieser Bestellung verknüpften Bestandsübertragung und nicht anhand des eigenen Status der Bestellung verfolgt.

Zählt eine offene Bestellung als verfügbarer Lagerbestand in Shopify?

Nein. Wenn Sie eine Bestellung als „Bestellt“ markieren, wird nichts zu Ihrem verfügbaren Bestand oder sogar zu Ihrem eingehenden Bestand hinzugefügt. Der Lagerbestand wird erst dann als „Eingehend“ angezeigt, wenn Sie die verknüpfte Übertragung erstellt haben und die Sendung unterwegs ist. Erst wenn der Wareneingang tatsächlich erfasst wurde, wird er als „Verfügbar“ angezeigt.

Wie sollte ein kleines Geschäft offene Bestellungen ohne spezielle Software verfolgen?

Filtern Sie die Liste der Bestellungen nach Status und überprüfen Sie sie nach einem festen Zeitplan – wöchentlich ist für die meisten kleinen Kataloge sinnvoll. Notieren Sie sich einfach die übliche Vorlaufzeit jedes Lieferanten, damit Sie erkennen können, wann eine Bestellung abgelaufen ist, da das native Tool von Shopify keine Verspätungen für Sie anzeigt.

Devmerx

Devmerx ist eine Shopify- und WordPress-Entwicklungsagentur, die DTC-Marken dabei unterstützt, schnellere Shops, sauberere Migrationen und Erlebnisse mit höherer Conversion-Rate aufzubauen. Mit Sitz in London, Großbritannien, betreut Kunden weltweit.

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