Cómo realizar un seguimiento de las órdenes de compra en Shopify
Una vez que se envía una orden de compra, cómo realizar un seguimiento de su estado (abierta, parcial, recibida o atrasada) y por qué ese número cambia su stock disponible.
Se abren ocho órdenes de compra de cuatro proveedores, y la única forma de saber cuáles se están moviendo realmente es hacer clic en cada una por separado. Shopify no pone "días hasta que llegue esto" en ninguna parte de la vista de lista, porque no rastrea ese concepto en absoluto. Esto es lo que realmente rastrea la herramienta de orden de compra de Shopify, por qué una orden de compra abierta no aparece como stock que puede vender y cómo crear una rutina de seguimiento que no requiera verificar ocho pestañas.
Estados de orden de compra, explicados
Una orden de compra de Shopify tiene exactamente dos estados en el objeto mismo:Borradormientras todavía lo estás construyendo o revisando, yordenadouna vez enviado al proveedor. Ese es todo el modelo de estado nativo: no hay ningún valor "Parcialmente recibido", "Recibido" o "Cerrado" en la orden de compra. Una vez ordenado, permanece ordenado; nunca vuelve a cambiar de estado por sí solo.
El progreso vive en otra parte: eltransferencia de inventarioque crea a partir de una orden de compra ordenada. Esa transferencia tiene su propio estatus.En progresoSi bien parte del pedido aún está pendiente,Transferidouna vez recibido todo. Si te imaginas un solo objeto moviéndose a través del borrador → emitido → parcial → recibido → cerrado, ese es el ciclo de vida de adquisición genérico, no lo que el administrador de Shopify realmente te muestra. Verla guía completa de órdenes de comprade cómo encajan los dos objetos.
Por qué es importante el seguimiento del stock entrante
El inventario de Shopify tiene algunos estados distintos, y Entrante es el que hace tropezar a la gente. El inventario entrante es stock en camino a una ubicación desde una transferencia; no es stock que pueda vender todavía y no es algo que aparece en el momento en que marca una orden de compra como Ordenada. Solo se convierte en Entrante una vez que haya creado la transferencia vinculada para esa orden de compra y el envío esté en tránsito; el número solo pasa a Disponible una vez que alguien registra el recibo.
En la práctica: si una orden de compra se encuentra en estado Pedido y aún no se ha creado ninguna transferencia, Shopify no muestra nada en Entrante, no porque el pedido no sea real, sino porque nada indica que el stock del sistema se está moviendo hasta que creas esa transferencia. Si confía en la columna Entrante para saber qué está en camino, una orden de compra ordenada no transferida parecerá que no existe.
Seguimiento nativo versus de aplicaciones
De forma nativa, el seguimiento significa abrir la lista de órdenes de compra, filtrar por estado y hacer clic en cada una para verificar su transferencia vinculada: viable con un puñado de órdenes abiertas, tedioso más allá de una docena repartidas entre varios proveedores. No existe una vista de panel que muestre el estado real de cada orden de compra abierta: puntual, tardía o parcialmente recibida, en un solo lugar.
Las aplicaciones dedicadas generalmente cierran esa brecha manteniendo su propio registro de las fechas de entrega esperadas (un campo que el PO nativo de Shopify no tiene) y marcando cualquier cosa que lo cruce.StockCuemantiene una vista de orden de compra abierta con los pedidos de cada proveedor y su estado en una pantalla, por lo que "hay algo tarde" es un vistazo en lugar de un clic.
Una rutina de seguimiento sencilla
- Consulte la lista de Órdenes de compra a una hora fija cada semana, no sólo cuando lo recuerde.
- Para cualquier pedido pedido sin una transferencia vinculada todavía, confirme que el proveedor realmente envió: una orden de compra no transferida después de su fecha prevista es la más fácil de perder de vista.
- Para las transferencias marcadas como En progreso, observe lo que aún está pendiente y si estáun recibo parcial que vale la pena seguir.
- Marque cualquier cosa que supere el plazo de entrega habitual de su proveedor antes de que se agote; consultegestionar órdenes de compra tardíaspara saber qué hacer a continuación.
STOCKCUE
La vista de orden de compra abierta de StockCue muestra el estado real de cada orden de compra de cada proveedor en una sola pantalla, y el importador de Stocky muestra sus órdenes de compra abiertas existentes si está migrando de allí, tanto en el plan Starter como en el superior.
Instalar StockCue en Shopify →Preguntas frecuentes
¿Qué significan los estados de las órdenes de compra?
Shopify rastrea exactamente dos estados en la orden de compra: Borrador, lo que significa que aún se está construyendo o revisando, y Pedido, lo que significa que se envió al proveedor. El progreso de la recepción (parcial, completo, cerrado) se rastrea por separado, en la transferencia de inventario vinculada a esa orden de compra, no en el propio estado de la orden de compra.
¿Una orden de compra abierta cuenta como stock disponible en Shopify?
No. Marcar una orden de compra como pedido no agrega nada a su inventario disponible ni siquiera a su inventario entrante por sí solo. El stock solo se muestra como Entrante una vez que haya creado la transferencia vinculada y el envío esté en tránsito, y solo estará Disponible una vez que se registre el recibo.
¿Cómo debería una pequeña tienda realizar un seguimiento de las órdenes de compra abiertas sin un software dedicado?
Filtre la lista de Órdenes de compra por estado y verifíquela en un horario fijo; semanalmente es razonable para la mayoría de los catálogos pequeños. Mantenga una nota simple del tiempo de entrega habitual de cada proveedor para que pueda detectar cuándo un pedido ya lo superó, ya que la herramienta nativa de Shopify no le indica retrasos.
Devmerx
Devmerx es una agencia de desarrollo de Shopify y WordPress que ayuda a las marcas de DTC a crear tiendas más rápidas, migraciones más limpias y experiencias de mayor conversión. Con sede en Londres, Reino Unido, presta servicios a clientes de todo el mundo.
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