Cara Melacak Pesanan Pembelian di Shopify

Delapan pesanan pembelian dibuka di empat pemasok, dan satu-satunya cara untuk mengetahui pemasok mana yang benar-benar bergerak adalah dengan mengklik masing-masing pemasok secara terpisah. Shopify tidak mencantumkan "hari sampai ini tiba" di mana pun pada tampilan daftar, karena Shopify tidak melacak konsep itu sama sekali. Inilah yang sebenarnya dilacak oleh alat PO Shopify, mengapa PO terbuka tidak muncul sebagai stok yang dapat Anda jual, dan cara membuat rutinitas pelacakan yang tidak memerlukan pemeriksaan delapan tab.

Status PO, jelasnya

Pesanan pembelian Shopify memiliki dua status pada objek itu sendiri:Drafsaat Anda masih membuat atau meninjaunya, danDipesansetelah diserahkan ke pemasok. Itulah keseluruhan model status asli — tidak ada nilai "Diterima Sebagian", "Diterima", atau "Tertutup" di PO. Setelah Dipesan, itu tetap Dipesan; itu tidak pernah berubah keadaan lagi dengan sendirinya.

Menerima kemajuan hidup di tempat lain: theperpindahan inventarisAnda buat dari PO yang Dipesan. Transfer itu memiliki statusnya sendiri —Sedang berlangsungsementara beberapa pesanan masih belum terselesaikan,Ditransfersetelah semuanya diterima. Jika Anda membayangkan satu objek bergerak melalui draf → diterbitkan → sebagian → diterima → ditutup, itulah siklus pengadaan umum, bukan apa yang sebenarnya ditunjukkan oleh admin Shopify kepada Anda. Lihatpanduan lengkap pesanan pembeliantentang bagaimana kedua benda itu cocok satu sama lain.

Mengapa pelacakan penting untuk stok masuk

Inventaris Shopify memiliki beberapa negara bagian yang berbeda, dan Incoming adalah negara bagian yang membuat orang tersandung. Persediaan yang masuk adalah stok dalam perjalanan ke suatu lokasi dari transfer — bukan stok yang dapat Anda jual, dan bukan sesuatu yang muncul saat Anda menandai PO Dipesan. Ini hanya menjadi Masuk setelah Anda membuat transfer tertaut untuk PO tersebut dan pengiriman sedang dalam perjalanan; nomor tersebut hanya berpindah ke Tersedia setelah seseorang benar-benar mencatat tanda terima.

Praktisnya: jika PO berada dalam status Dipesan dan belum ada transfer yang dilakukan, Shopify tidak menampilkan apa pun di Incoming — bukan karena pesanan tersebut tidak asli, namun karena tidak ada yang memberitahukan bahwa stok sistem sedang bergerak hingga Anda melakukan transfer tersebut. Jika Anda mengandalkan kolom Masuk untuk mengetahui apa yang sedang dikirim, PO Pesanan yang belum ditransfer akan terlihat seperti tidak ada.

Pelacakan asli vs. aplikasi

Secara alami, pelacakan berarti membuka daftar pesanan Pembelian, memfilter berdasarkan status, dan mengklik masing-masing pesanan untuk memeriksa transfer tertautnya: dapat diterapkan pada beberapa pesanan terbuka, membosankan melewati selusin pesanan yang tersebar di beberapa pemasok. Tidak ada tampilan dasbor yang menunjukkan status dunia nyata setiap PO terbuka, tepat waktu, terlambat, atau diterima sebagian, di satu tempat.

Aplikasi khusus umumnya menutup kesenjangan tersebut dengan menyimpan catatan tanggal pengiriman yang diharapkan (bidang yang tidak dimiliki PO asli Shopify sama sekali) dan menandai apa pun yang melewatinya.Isyarat Sahammenyimpan tampilan pesanan pembelian terbuka dengan setiap pesanan pemasok dan statusnya dalam satu layar, jadi "apakah ada yang terlambat" hanya sekilas, bukan klik-tayang.

Rutinitas pelacakan sederhana

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apa yang dimaksud dengan status pesanan pembelian?

Shopify melacak dua status pada PO itu sendiri: Draf, artinya masih dibuat atau ditinjau, dan Dipesan, artinya sudah diserahkan ke pemasok. Kemajuan penerimaan (sebagian, lengkap, tertutup) dilacak secara terpisah, pada transfer inventaris yang terkait dengan PO tersebut, bukan pada status PO itu sendiri.

Apakah pesanan pembelian terbuka dihitung sebagai stok tersedia di Shopify?

Tidak. Menandai PO yang Dipesan tidak akan menambahkan apa pun ke inventaris Tersedia atau bahkan Inventaris Anda dengan sendirinya. Stok hanya ditampilkan sebagai Masuk setelah Anda membuat transfer tertaut dan kiriman sedang dalam perjalanan, dan hanya menjadi Tersedia setelah tanda terima benar-benar dicatat.

Bagaimana seharusnya toko kecil melacak PO terbuka tanpa perangkat lunak khusus?

Filter daftar Pesanan Pembelian berdasarkan status dan periksa pada jadwal tetap — mingguan merupakan pilihan yang masuk akal untuk sebagian besar katalog kecil. Catat secara sederhana waktu tunggu setiap pemasok sehingga Anda dapat mengetahui kapan pesanan telah melewatinya, karena alat asli Shopify tidak menandai keterlambatan untuk Anda.