Alur Kerja Pesanan Pembelian: Susun Ulang hingga Penerimaan

Sebagian besar tulisan tentang pemesanan pembelian mencakup satu langkah dalam satu waktu: cara menghitung titik pemesanan ulang, cara membuat PO, cara melacak PO setelah terkirim. Berguna secara individual, namun pedagang yang menjalani proses tersebut mengalaminya sebagai satu rangkaian yang berkesinambungan, bukan empat artikel terpisah. Ini adalah urutannya, dari awal sampai akhir, dengan setiap langkah ditautkan ke postingan yang membahasnya dengan benar daripada mengulanginya di sini.

Urutan lengkapnya

Empat langkah, secara berurutan: titik pemesanan ulang dilewati, Anda mengukur pesanan, Anda membuat dan mengirim pesanan pembelian, dan Anda melacaknya hingga diterima. Dengan menggunakan contoh situs yang berjalan, sebuah lilin, "Cedar & Fig, 250g," terjual 5 unit sehari dengan waktu tunggu pemasok 12 hari dan penyangga keamanan 30 unit, inilah tampilan setiap langkah sebenarnya.

Langkah 1 — titik pemesanan ulang terlampaui

Titik pemesanan ulang Cedar & Fig adalah 90 unit: (5 unit/hari × waktu tunggu 12 hari) + 30 unit stok pengaman = 90. Ketika stok di tangan turun menjadi 90, itulah sinyal untuk memesan: bukan tebakan stok rendah, pemicu terhitung yang dibangun dari kecepatan penjualan aktual dan waktu sebenarnya yang diperlukan pesanan baru untuk tiba.

Rumusnya, alasan di balik nomor safety-stock, dan kesalahan-kesalahan yang diam-diam melanggarnya dibahas lengkapcara menghitung titik pemesanan kembali. Posting ini mengasumsikan Anda sudah memiliki nomor itu dan mengambilnya sejak nomor itu disilangkan.

Langkah 2 — mengukur pesanan

Melewati titik pemesanan ulang memberi tahu Anda bahwa inilah waktunya untuk memesan. Itu tidak memberi tahu Anda berapa banyak. Itu adalah angka terpisah, kuantitas pemesanan ulang, biasanya tingkat stok target Anda dikurangi dengan apa yang saat ini tersedia atau sudah dipesan, dibulatkan ke paket kasus atau jumlah pesanan minimum apa pun yang dibutuhkan pemasok Anda.Panduan kuantitas pemesanan ulangmencakup rumus dan pembulatan MOQ secara rinci; nomor yang keluar itulah yang masuk pada pesanan pembelian pada langkah selanjutnya.

Langkah 3 — membuat dan mengirimkan PO

Setelah pemasok dan kuantitas diputuskan, pesanan pembelian itu sendiri adalah Draf di admin Shopify (pemasok, lokasi tujuan, item baris, biaya, dan persyaratan) yang Anda tinjau dan tandai Dipesan jika sudah siap. Dari sana Anda mengekspornya sebagai PDF dan mengirimkannya ke pemasok Anda; Shopify tidak mengirimkannya melalui email untuk Anda secara asli.Panduan lengkap pesanan pembelianberjalan melewati setiap bidang dan setiap layar; langkah ini adalah bagian tengah dari rangkaian, bukan keseluruhan cerita.

Langkah 4 — melacak dan menerima

Setelah PO Dipesan, pelacakan Shopify sendiri pada objek tersebut berhenti di situ. Sisanya terjadi pada transfer inventaris tertaut yang Anda buat untuk itu, yang membawa pengiriman aktual hingga penerimaan. Sampai transfer tersebut ada dan sedang transit, tidak ada yang ditampilkan sebagai Masuk; setelah stok benar-benar diterima, stok tersebut berpindah ke Tersedia.Cara melacak pesanan pembelianmencakup model status penuh, danmengelola sebagian penerimaanmencakup apa yang terjadi jika kiriman yang sampai tidak sesuai dengan pesanan secara penuh.

Dimana itu rusak

Urutan di atas terdengar jelas. Dalam praktiknya, hal ini rusak di beberapa tempat yang dapat diprediksi:

• Titik pemesanan ulang menjadi basi.Nilai tersebut dihitung satu kali dari rata-rata penjualan lama dan tidak pernah dihitung ulang, sehingga hal ini terjadi terlambat atau terlalu dini dibandingkan dengan cara produk sebenarnya dijual sekarang.
• PO disusun dan dilupakan.Seseorang membuatnya, lalu ditarik ke sesuatu yang lain, dan itu disimpan di Draf selama seminggu sebelum ada yang menyadari bahwa itu tidak pernah dikirim.
• Penerimaan tertinggal dari pengiriman sebenarnya.Stok secara fisik ada di rak, tetapi belum ada yang mencatat tanda terima pada transfer tertaut, jadi Shopify masih menampilkannya sebagai pendek, dan apa pun yang memperhatikan titik pemesanan ulang akan melihat celah yang sebenarnya tidak ada.

Ketiganya sama-sama mendasari kegagalan: sebuah langkah yang bergantung pada ingatan seseorang untuk melakukan sesuatu, pada saat dia sedang sibuk melakukan hal lain.StockCue'sperencana pembelian tidak perlu mengingat lagi: ia menghitung ulang titik pemesanan ulang dari data penjualan langsung, mengelompokkan apa yang harus dibayar oleh pemasok, dan menjaga agar PO tetap berpindah dari konsep ke pengiriman ke penerimaan dalam satu layar.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Bagaimana alur kerja pesanan pembelian dari awal hingga akhir?

Titik pemesanan ulang dilewati, Anda menghitung berapa banyak yang harus dipesan, Anda membuat dan mengirim pesanan pembelian ke pemasok Anda, dan Anda melacaknya hingga penerimaan, di mana stok yang diterima akhirnya tersedia untuk dijual.

Di manakah rekomendasi pemesanan ulang berubah menjadi pesanan pembelian sebenarnya?

Setelah Anda mengetahui pemicunya, bahwa titik pemesanan ulang telah dilewati, dan jumlahnya, jumlah pemesanan ulang yang dibulatkan ke persyaratan pesanan minimum, kedua angka itulah yang masuk ke dalam pesanan pembelian yang Anda buat dan kirim.

Apa titik paling umum yang menyebabkan kegagalan alur kerja ini di toko kecil?

Dua titik, paling sering: titik pemesanan ulang yang dihitung satu kali dan tidak pernah diperbarui seiring perubahan kecepatan penjualan, dan penerimaan yang tertinggal dari pengiriman sebenarnya karena tidak ada yang mencatatnya pada transfer tertaut, sehingga sistem masih menunjukkan kekurangan yang sudah diatasi di rak.