Flujo de trabajo de orden de compra: reordenar hasta recibir

La mayor parte de lo que se escribe sobre pedidos de compra cubre un paso a la vez: cómo calcular un punto de reorden, cómo crear una orden de compra, cómo rastrear una una vez enviada. Útil individualmente, pero un comerciante que vive el proceso lo experimenta como una secuencia continua, no como cuatro artículos separados. Esta es esa secuencia, de principio a fin, con cada paso vinculado a la publicación que lo cubre adecuadamente en lugar de repetir cualquiera de ellos aquí.

La secuencia completa

Cuatro pasos, en orden: se cruza un punto de reorden, se dimensiona el pedido, se crea y envía la orden de compra y se realiza un seguimiento hasta la recepción. Utilizando el ejemplo actual del sitio, una vela, "Cedar & Fig, 250 g", que se vende 5 unidades por día con un plazo de entrega de proveedor de 12 días y un margen de seguridad de 30 unidades, así es como se ve realmente cada paso.

Paso 1: se cruza el punto de reorden

El punto de reorden de Cedar & Fig es de 90 unidades: (5 unidades/día × plazo de entrega de 12 días) + 30 unidades de stock de seguridad = 90. Cuando el stock disponible cae a 90, esa es la señal para realizar el pedido: no una suposición de existencias bajas, sino un disparador calculado construido a partir de la velocidad de ventas real y el tiempo real que tarda en llegar un nuevo pedido.

La fórmula, el razonamiento detrás de la cifra de existencias de seguridad y los errores que silenciosamente la rompen se tratan en su totalidad encómo calcular los puntos de reorden. Esta publicación asume que ya tienes ese número y retoma desde el momento en que lo cruzas.

Paso 2: dimensionar el pedido

Cruzar el punto de reorden le indica que es hora de realizar el pedido. No te dice cuánto. Se trata de un número independiente, la cantidad de reorden, normalmente el nivel de existencias objetivo menos lo que hay actualmente disponible o lo que ya está en pedido, redondeado al alza a cualquier paquete de cajas o cantidad mínima de pedido que requiera su proveedor.La guía de cantidades a reordenarcubre en detalle la fórmula y el redondeo del MOQ; el número que sale es el que va en la orden de compra del siguiente paso.

Paso 3: crear y enviar la orden de compra

Con un proveedor y una cantidad decididos, la orden de compra en sí es un borrador en el administrador de Shopify (proveedor, ubicación de destino, artículos en línea, costo y términos) que revisas y marcas como Pedido cuando esté listo. Desde allí lo exportas como PDF y lo envías a tu proveedor; Shopify no te lo envía por correo electrónico de forma nativa.La guía completa de órdenes de compra.camina por cada campo y cada pantalla; este paso es la mitad de la secuencia, no la historia completa.

Paso 4: seguimiento y recepción

Una vez que se solicita una orden de compra, el propio seguimiento de Shopify sobre el objeto se detiene allí. El resto ocurre en una transferencia de inventario vinculada que usted crea para ello, que lleva el envío real hasta la recepción. Hasta que esa transferencia exista y esté en tránsito, nada se muestra como Entrante; Una vez que se recibe el stock, pasa a Disponible.Cómo realizar un seguimiento de las órdenes de compracubre el modelo de estado completo, ygestionar un recibo parcialcubre lo que sucede cuando el envío que llega no coincide con el pedido en su totalidad.

donde se rompe

La secuencia anterior suena limpia y escrita. En la práctica, se rompe en varios lugares predecibles:

• El punto de reorden se vuelve obsoleto.Se calculó una vez a partir de un antiguo promedio de ventas y nunca se volvió a calcular, por lo que se activa demasiado tarde o demasiado pronto en relación con cómo se vende realmente el producto ahora.
• El PO es redactado y olvidado.Alguien lo construye, se le asigna otra cosa y permanece en el Borrador durante una semana antes de que alguien se dé cuenta de que nunca se envió.
• La recepción va por detrás de la entrega real.El stock está físicamente en el estante, pero nadie ha registrado el recibo en la transferencia vinculada todavía, por lo que Shopify todavía lo muestra como corto, y quienquiera que esté observando el punto de reorden ve una brecha que en realidad no está ahí.

Los tres son el mismo fracaso subyacente: un paso que depende de que una persona recuerde hacer algo, en un momento en que está ocupada haciendo otra cosa.StockCuesEl planificador de compras elimina la necesidad de recordar: recalcula el punto de reorden a partir de datos de ventas en vivo, agrupa lo que se debe por proveedor y mantiene la orden de compra en movimiento desde el borrador hasta el envío y la recepción dentro de una sola pantalla.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el flujo de trabajo de la orden de compra de principio a fin?

Se cruza un punto de reorden, usted calcula cuánto pedir, crea y envía la orden de compra a su proveedor y la rastrea hasta la recepción, donde el stock recibido finalmente está disponible para vender.

¿Dónde se convierte una recomendación de reorden en una orden de compra real?

Una vez que sepa tanto el factor desencadenante (que se cruzó el punto de reorden) como la cantidad (la cantidad de reorden redondeada a cualquier requisito mínimo de pedido), esos dos números son los que se incluyen en la orden de compra que usted crea y envía.

¿Cuál es el punto más común en el que este flujo de trabajo falla en las tiendas pequeñas?

Dos puntos, con mayor frecuencia: un punto de reorden que se calculó una vez y nunca se actualizó a medida que cambió la velocidad de ventas, y una recepción que va por detrás de la entrega real porque nadie lo registró en la transferencia vinculada, por lo que el sistema aún muestra una escasez que ya se resolvió en el estante.