Fluxo de trabalho do pedido de compra: reordenar até receber

A maior parte do que está escrito sobre pedidos de compra cobre uma etapa de cada vez: como calcular um ponto de novo pedido, como criar um pedido de compra, como rastrear um depois de enviado. Útil individualmente, mas um comerciante que vive o processo o experimenta como uma sequência contínua, e não como quatro artigos separados. Essa é aquela sequência, do início ao fim, com cada etapa vinculada à postagem que a cobre adequadamente, em vez de repetir qualquer uma delas aqui.

A sequência completa

Quatro etapas, em ordem: um ponto de reabastecimento é cruzado, você dimensiona o pedido, cria e envia o pedido de compra e rastreia-o até o recebimento. Usando o exemplo atual do site, uma vela, “Cedro & Fig, 250g”, vendendo 5 unidades por dia com um prazo de entrega do fornecedor de 12 dias e um buffer de segurança de 30 unidades, aqui está como cada etapa realmente se parece.

Etapa 1 – o ponto de novo pedido é ultrapassado

O ponto de reabastecimento da Cedar & Fig é de 90 unidades: (5 unidades/dia × prazo de entrega de 12 dias) + 30 unidades de estoque de segurança = 90. Quando o estoque disponível cai para 90, esse é o sinal para fazer o pedido: não uma estimativa de estoque baixo, um gatilho calculado construído a partir da velocidade real de vendas e do tempo real que um novo pedido leva para chegar.

A fórmula, o raciocínio por trás do número do estoque de segurança e os erros que o quebram silenciosamente são abordados na íntegra emcomo calcular pontos de novo pedido. Esta postagem pressupõe que você já tenha esse número e continua a partir do momento em que ele é cruzado.

Etapa 2 – dimensionando o pedido

Cruzar o ponto de reabastecimento indica que é hora de fazer o pedido. Não diz quanto. Esse é um número separado, a quantidade de novo pedido, geralmente seu nível de estoque alvo menos o que está disponível ou já pedido, arredondado para qualquer embalagem de caixa ou quantidade mínima de pedido que seu fornecedor exija.O guia de quantidade de novo pedidocobre detalhadamente a fórmula e o arredondamento do MOQ; o número que sai dele é o que consta no pedido de compra na próxima etapa.

Passo 3 — criação e envio do pedido de compra

Com um fornecedor e uma quantidade decididos, o pedido de compra em si é um Rascunho no admin do Shopify (fornecedor, local de destino, itens de linha, custo e termos) que você analisa e marca como Encomendado quando estiver pronto. A partir daí você exporta em PDF e envia para seu fornecedor; Shopify não envia por e-mail para você nativamente.O guia completo de pedidos de comprapercorre todos os campos e todas as telas; esta etapa é o meio da sequência, não a história toda.

Etapa 4 – rastreamento e recebimento

Depois que um pedido de compra é solicitado, o rastreamento do objeto pelo próprio Shopify para por aí. O resto acontece em uma transferência de estoque vinculada que você cria para ele, que leva a remessa real até o recebimento. Até que essa transferência exista e esteja em trânsito, nada será exibido como Recebido; assim que o estoque for realmente recebido, ele passa para Disponível.Como rastrear pedidos de compracobre o modelo de status completo egerenciando um recebimento parcialcobre o que acontece quando a remessa que chega não corresponde integralmente ao pedido.

Onde isso quebra

A sequência acima parece escrita de forma clara. Na prática, ele quebra em vários lugares previsíveis:

• O ponto de novo pedido fica obsoleto.Ele foi calculado uma vez a partir de uma média de vendas antiga e nunca foi recalculado, portanto, é acionado muito tarde ou muito cedo em relação à forma como o produto realmente é vendido agora.
• O PO é redigido e esquecido.Alguém o constrói, é puxado para outra coisa e ele fica em rascunho por uma semana antes que alguém perceba que nunca foi enviado.
• O recebimento está atrasado em relação à entrega real.O estoque está fisicamente na prateleira, mas ninguém registrou o recibo na transferência vinculada ainda, então o Shopify ainda o mostra como curto, e o que quer que esteja observando o ponto de novo pedido vê uma lacuna que realmente não existe.

Todos os três são o mesmo fracasso subjacente: um passo que depende de uma pessoa se lembrar de fazer algo, num momento em que está ocupada fazendo outra coisa.StockCue'sO planejador de compras elimina a lembrança: ele recalcula o ponto de novo pedido a partir de dados de vendas em tempo real, agrupa o que é devido por fornecedor e mantém o pedido de compra passando do rascunho para o enviado e para o recebido em uma tela.

Perguntas frequentes

Qual é o fluxo de trabalho do pedido de compra do início ao fim?

Um ponto de reabastecimento é cruzado, você calcula quanto pedir, cria e envia o pedido de compra ao seu fornecedor e acompanha-o até o recebimento, onde o estoque recebido finalmente fica disponível para venda.

Onde uma recomendação de novo pedido se transforma em um pedido de compra real?

Depois de saber o gatilho, que o ponto de novo pedido foi ultrapassado, e a quantidade, a quantidade de novo pedido arredondada para qualquer requisito mínimo de pedido, esses dois números são os que vão para o pedido de compra que você cria e envia.

Qual é o ponto mais comum em que esse fluxo de trabalho falha em pequenas lojas?

Dois pontos, na maioria das vezes: um ponto de reabastecimento que foi calculado uma vez e nunca atualizado conforme a velocidade de vendas mudou, e um recebimento que está atrasado em relação à entrega real porque ninguém o registrou na transferência vinculada, então o sistema ainda mostra uma escassez que já foi resolvida na prateleira.