Workflow des bons de commande : passer de la commande à la réception

La plupart de ce qui est écrit sur les bons de commande couvre une étape à la fois : comment calculer un point de commande, comment créer un bon de commande, comment en suivre un une fois envoyé. Utile individuellement, mais un commerçant qui vit le processus le vit comme une séquence continue et non comme quatre articles distincts. Il s'agit de cette séquence, du début à la fin, chaque étape étant liée au message qui la couvre correctement plutôt que de répéter l'une d'entre elles ici.

La séquence complète

Quatre étapes, dans l'ordre : un point de commande est franchi, vous dimensionnez la commande, vous créez et envoyez le bon de commande, et vous le suivez jusqu'à la réception. En utilisant l'exemple courant du site, une bougie "Cedar & Fig, 250g", vendue 5 unités par jour avec un délai de livraison de 12 jours et un tampon de sécurité de 30 unités, voici à quoi ressemble réellement chaque étape.

Étape 1 : le point de commande est franchi

Le point de réapprovisionnement de Cedar & Fig est de 90 unités : (5 unités/jour × délai de livraison de 12 jours) + 30 unités de stock de sécurité = 90. Lorsque le stock disponible tombe à 90, c'est le signal de commande : il ne s'agit pas d'une estimation de stock faible, d'un déclencheur calculé construit à partir de la vitesse réelle des ventes et du temps réel nécessaire à l'arrivée d'une nouvelle commande.

La formule, le raisonnement derrière le numéro de stock de sécurité et les erreurs qui le brisent discrètement sont entièrement traités danscomment calculer les points de commande. Cet article suppose que vous possédez déjà ce numéro et reprend à partir du moment où il est franchi.

Étape 2 — dimensionnement de la commande

Traverser le point de commande vous indique qu'il est temps de commander. Cela ne vous dit pas combien. Il s'agit d'un nombre distinct, la quantité de commande, généralement votre niveau de stock cible moins ce qui est actuellement disponible ou déjà en commande, arrondi à la quantité de caisse ou à la quantité de commande minimale requise par votre fournisseur.Le guide des quantités de réapprovisionnementcouvre la formule et l'arrondi du MOQ en détail ; le numéro qui en sort est ce qui figure sur le bon de commande à l'étape suivante.

Étape 3 — création et envoi du bon de commande

Avec un fournisseur et une quantité décidés, le bon de commande lui-même est un brouillon dans l'administrateur de Shopify (fournisseur, emplacement de destination, éléments de campagne, coût et conditions) que vous examinez et marquez Commandé lorsqu'il est prêt. De là, vous l'exportez au format PDF et l'envoyez à votre fournisseur ; Shopify ne vous l'envoie pas par e-mail de manière native.Le guide complet des bons de commandeparcourt tous les champs et tous les écrans ; cette étape est le milieu de la séquence, pas toute l'histoire.

Étape 4 — suivi et réception

Une fois qu'un bon de commande est commandé, le suivi de l'objet par Shopify s'arrête là. Le reste se produit lors d'un transfert de stock lié que vous créez pour celui-ci, qui transporte l'expédition réelle jusqu'à la réception. Jusqu'à ce que ce transfert existe et soit en transit, rien n'apparaît comme entrant ; une fois le stock effectivement reçu, il passe en Disponible.Comment suivre les bons de commandecouvre le modèle de statut complet, etgérer une réception partiellecouvre ce qui se passe lorsque l'envoi qui arrive ne correspond pas entièrement à la commande.

Où ça tombe en panne

La séquence ci-dessus semble claire. En pratique, il se brise à quelques endroits prévisibles :

• Le point de réapprovisionnement devient obsolète.Il a été calculé une fois à partir d'une ancienne moyenne de ventes et n'a jamais été recalculé, il se déclenche donc trop tard ou trop tôt par rapport à la façon dont le produit se vend actuellement.
• Le bon de commande est rédigé et oublié.Quelqu'un le construit, est attiré vers autre chose, et il reste en brouillon pendant une semaine avant que quiconque ne remarque qu'il n'a jamais été envoyé.
• La réception est en retard par rapport à la livraison réelle.Le stock est physiquement en rayon, mais personne n'a encore enregistré le reçu sur le transfert lié, donc Shopify l'affiche toujours comme étant court, et tout ce qui surveille le point de commande voit un écart qui n'existe pas vraiment.

Tous les trois sont le même échec sous-jacent : une étape qui dépend du fait qu’une personne se souvient de faire quelque chose, à un moment où elle est occupée à faire autre chose.StockCueLe planificateur d'achats en supprime la mémoire : il recalcule le point de commande à partir des données de vente en direct, regroupe ce qui est dû par fournisseur et maintient le bon de commande passant du brouillon à l'envoi puis à la réception dans un seul écran.

Foire aux questions

Quel est le flux de travail des bons de commande du début à la fin ?

Un point de réapprovisionnement est franchi, vous calculez la quantité à commander, vous créez et envoyez le bon de commande à votre fournisseur, et vous le suivez jusqu'à la réception, où le stock reçu devient enfin disponible à la vente.

Où une recommandation de réapprovisionnement se transforme-t-elle en un véritable bon de commande ?

Une fois que vous connaissez à la fois le déclencheur, à savoir que le point de commande a été franchi, et la quantité, la quantité de commande arrondie à toute exigence minimale de commande, ces deux chiffres figurent sur le bon de commande que vous créez et envoyez.

Quel est le point le plus courant où ce flux de travail tombe en panne pour les petits magasins ?

Deux points, le plus souvent : un point de réapprovisionnement qui a été calculé une seule fois et n'a jamais été mis à jour en fonction de l'évolution de la vitesse des ventes, et une réception qui est en retard par rapport à la livraison réelle car personne ne l'a enregistré sur le transfert lié, de sorte que le système affiche toujours une pénurie déjà résolue en rayon.