Como gerenciar pedidos de compra atrasados

O prazo de entrega normal do seu fornecedor é de doze dias. É dia quinze, nada chegou e a tela do pedido de compra do Shopify mostra exatamente o que apareceu no primeiro dia: Encomendado. Nenhum crachá, nenhum aviso, nenhum "já está três dias atrasado" em qualquer lugar do administrador, porque o Shopify não rastreia uma data prevista em um pedido de compra, portanto, não há nada com que comparar a data de hoje.

Reconhecendo um PO atrasado

Como nem o pedido de compra nem sua transferência de estoque vinculada têm um campo nativo de chegada esperada, o reconhecimento de "atraso" é inteiramente sua: compare a data em que você marcou o pedido de compra com o prazo de entrega normal do seu fornecedor e trate qualquer coisa que tenha passado como valendo um check-in. Isso significa que o número com o qual você está comparando não é um campo do Shopify - é qualquer prazo de entrega que você estabeleceu a partir de pedidos anteriores com aquele fornecedor específico, de preferência rastreado em algum lugar, seja uma nota de planilha ou um aplicativo dedicado que mantém o número para você.

Primeiros passos assim que você perceber

1. Contate o fornecedor antes de presumir o pior.Um breve e-mail ou ligação fornece uma data real de envio, o que é mais útil do que adivinhar.
2. Obtenha uma nova data firme, não vaga.“Em breve” não é uma data em que você possa planejar um novo pedido; um dia específico é.
3. Verifique o que realmente está em risco.Veja quantos dias de estoque você ainda tem em relação à nova data prevista – se a diferença for pequena, você pode ficar bem; se não for, aja agora, não depois de já ter estocado.
4. Decida se deseja agilizar, esperar ou adquirir em outro lugarpara esse déficit específico, com base na quantidade de pista que você realmente possui.

Atualizando sua suposição de lead time

Um único pedido atrasado nem sempre significa que sua suposição de prazo de entrega estava errada; os fornecedores têm semanas ruins. Mas se um fornecedor demora mais de uma vez, a solução não é continuar esperando que o número antigo se mantenha – é atualizar o prazo de entrega que você usa para os pontos de reabastecimento desse fornecedor, para que os pedidos futuros saiam com antecedência suficiente para absorver o atraso real. Construir esse número adequadamente, incluindo o que fazer com um fornecedor genuinamente não confiável, é abordado noprazos de entrega do fornecedor e previsão de estoque.

Também vale a pena verificar um pedido atrasado que eventualmente chega aquémcomo lidar com um recebimento parcial– os dois problemas muitas vezes aparecem juntos na mesma ordem conturbada.

Quando dividir a fonte

Um pedido atrasado é um fornecedor que está tendo uma semana ruim. Um padrão de pedidos atrasados ​​do mesmo fornecedor é um sinal para parar de tratar cada novo pedido como um ponto único de falha. Dividir um SKU entre dois fornecedores custa algo, geralmente um preço unitário um pouco mais alto da segunda fonte menor, mas oferece uma proteção real contra o cenário exato que você acabou de viver. A decisão é se esse custo é menor do que o custo das rupturas de estoque que você continua absorvendo de uma fonte não confiável; não há limite fixo, depende da margem do SKU e da frequência com que o "atraso" realmente acontece.

Manter o controle de qual fornecedor é realmente confiável, em cada pedido aberto, é tedioso de fazer manualmente depois de passar por um punhado de SKUs. É exatamente o tipo de padrãoStockCuefoi construído para surgir automaticamente, em vez de algo que você percebe somente após a terceira remessa atrasada consecutiva.

Perguntas frequentes

O que você deve fazer quando um pedido de compra atrasa?

Entre em contato com o fornecedor para obter uma nova data firme, verifique quantos dias de estoque você realmente tem em relação a essa nova data e decida se deve agilizar, esperar ou cobrir a lacuna de outra maneira com base no quão apertada é a pista.

Uma ordem de compra atrasada deve alterar seu ponto de novo pedido daqui para frente?

Se for pontual, não necessariamente. Se um fornecedor se atrasar repetidamente, atualize o lead time usado para o cálculo do ponto de reabastecimento desse fornecedor para que os pedidos futuros saiam com antecedência suficiente para absorver o atraso real em vez do atraso otimista.

Quando um pedido atrasado justifica a divisão de pedidos futuros entre dois fornecedores?

Quando o atraso é um padrão e não um evento único, e o custo das rupturas de estoque que ele está causando supera o preço unitário geralmente mais alto de uma segunda fonte menor. Não existe uma regra fixa – tudo se resume à margem do SKU e à frequência com que os atrasos realmente acontecem.