Оповещения о низком уровне запасов для Shopify: Руководство по установке

Shopify показывает вам тег «низкий запас» в администраторе и фильтр низкого запаса, который вы можете просмотреть вручную, но он не отправляет вам электронное письмо или уведомление, когда продукт пересекает эту линию. Никто не похлопает тебя по плечу. Вы узнаете, что у вас мало товара, когда покупатель сообщит вам, что его нет. В этом руководстве рассказывается о том, что Shopify на самом деле предлагает изначально, почему низкий порог запаса — это не то же самое, что точка повторного заказа, и как настроить оповещения, которые действительно дойдут до вас до того, как они закончатся.

Что Shopify делает (и не делает) изначально

Shopify позволяет вам установить порог «низкого запаса» для каждого варианта в настройках инвентаря. Как только запасы упадут ниже этого числа, продукт отобразит значок «Низкий запас» в списке инвентаря администратора, и вы сможете отфильтровать страницу инвентаря, чтобы увидеть все, что в данный момент находится ниже порогового значения. Это действительно полезно, но это система вытягивания, а не выталкивания. Вы должны не забыть пойти посмотреть. В ваш почтовый ящик ничего не попадает.

Единственный встроенный вариант push —Shopify поток, инструмент автоматизации, который может отправлять электронное письмо или сообщение Slack, когда запасы падают ниже заданного значения. Раньше Flow был функцией только для Plus, поэтому во многих старых советах до сих пор так говорится, но с 2023 года она доступна в каждом платном плане. Загвоздка не в доступе, а в том, что вы сами создаете рабочий процесс, и он срабатывает по фиксированному введенному вами номеру, а не по точке повторного заказа, которая перемещается вместе с вашими продажами.

Настройка того, что доступно изначально

1. Установите пороговые значения для каждого варианта.Перейдите к настройкам вариантов каждого продукта и введите нижний порог запаса в разделе «Инвентарь». Сделайте это сначала для своих самых продаваемых SKU, если у вас большой каталог — устанавливать пороговые значения для всего сразу утомительно и не обязательно начинать. Если вариант еще не отслеживается, порогу нечего отслеживать;сначала включите отслеживание.
2. Сохраните отфильтрованное представление администратора.В разделе «Продукты» → «Инвентарь» отфильтруйте по «Низкий запас» и добавьте этот URL-адрес в закладки. Проверяйте это по расписанию — ежедневно для быстроходных SKU, еженедельно для всего остального.
3. Создайте рабочий процесс Flow.Доступно на каждом платном плане. Используйте триггер «Количество запасов изменено» с условием, проверяющим, находится ли новое количество ниже порогового значения, и действием, отправляющим электронное письмо или уведомление в Slack тому, кто занимается закупками.

Это приведет вас к уведомлению, но у него есть реальное ограничение, которое стоит понять, прежде чем полагаться на него: статический порог не учитывает, насколько быстро продукт на самом деле продается или сколько времени требуется вашему поставщику, чтобы пополнить его запасы. Об этой разнице мы поговорим далее.

Низкий порог запаса и точка повторного заказа — это не одно и то же.

Низкий порог акций — это фиксированное число, которое вы выбрали, возможно, когда-то, а может быть, и некоторое время назад. Точка повторного заказа рассчитывается на основе фактической скорости продаж и фактического времени выполнения заказа вашего поставщика и меняется по мере изменения этих цифр. Мы рассмотрим полную формулу вкак посчитать баллы повторного заказа, но короткая версия:

Точка повторного заказа = (Средние дневные продажи × Время выполнения заказа в днях) + Страховой запас.

Практическая проблема с фиксированным порогом: если скорость продаж продукта удваивается (вирусный момент, сезонный всплеск, сработавший маркетинговый ход), ваш старый порог теперь слишком низок — вы получите предупреждение слишком поздно, когда у вас уже будет меньше запасов, чем рассчитано в буфере. Если скорость падает, то же самое пороговое значение вызывает срабатывание предупреждений слишком рано, и вы совершаете чрезмерный заказ. Порог, установленный однажды и забытый, постепенно рассинхронизируется с реальностью с обеих сторон.

Вот почему оповещение на основе пороговых значений является разумной отправной точкой, но не тем, чем остается большинство растущих магазинов. Следующим шагом является программное обеспечение, которое автоматически пересчитывает точку повторного заказа на основе текущих данных о продажах, поэтому оповещение всегда отражает текущую скорость, а не число, которое вы установили шесть месяцев назад.

Сравнение вариантов вашего приложения

Прежде чем сравнивать, стоит знать: низкий уровень запасов — это один из нескольких сигналов. Оборот, объем продаж и дни покрытия скажут вам то, о чем порог никогда не расскажет, и мы покрываемпоказатели, которые стоит отслеживать, помимо простого низкого уровня запасовотдельно.

Если собственные пороговые значения не помогают, а создание и поддержание рабочего процесса Flow для каждого порогового значения — это не то, как вы хотите провести свою неделю, специальные приложения для инвентаризации справляются с этим с разным уровнем сложности: от простых оповещений о пороговых значениях до полного прогнозирования на основе скорости. Подробно основные варианты мы сравнили внаше сравнение альтернатив Stocky, который стоит прочитать полностью, если вы выбираете между ними, но короткую версию специально для оповещений:

• Простые пороговые приложениякопировать то, что Shopify Flow делает изначально, доступно только во всех планах — полезно, если вам просто нужно уведомление и не нужно прогнозирование.
• Приложения для изменения порядка на основе скоростиавтоматически рассчитывайте формулу точки повторного заказа на основе истории продаж и пересчитывайте ее при изменении скорости, чтобы оповещения оставались точными без необходимости ручного обслуживания.
• Инструменты полного прогнозирования спросаИдите дальше, прогнозируя будущие тенденции спроса, а не просто усредняя недавние продажи — больше, чем действительно нужно большинству магазинов с количеством менее нескольких сотен SKU.

Наше собственное приложение,StockCue, относится к категории, основанной на скорости: он отслеживает скорость продаж каждого SKU в сравнении с рассчитанной точкой повторного заказа и предупреждает вас в день, когда она пересекается, при этом заказ на покупку (поставщик, количество, стоимость) составляется и ждет, пока вы его просмотрите, а не создадите с нуля. Существует бесплатный план для магазинов до 50 SKU, если вы хотите опробовать сам механизм оповещений, прежде чем совершать какие-либо действия.

Практическая последовательность настройки

1. Начните с 20% лучших по выручке SKU.Сначала установите пороговые значения или измените порядок точек для них — они имеют наибольшее значение, и неправильное их выполнение будет стоить больше всего.
2. Рассчитайте реальное время выполнения заказа для каждого поставщика, а не предположение. Проверьте несколько последних заказов на поставку, чтобы узнать, сколько времени на самом деле прошло с момента заказа до получения товара.
3. Выберите буфер страхового запасаза SKU в зависимости от волатильности продаж — 3–5 дней средних продаж для стабильных продавцов, 7–14 дней для SKU с резкими колебаниями или ненадежными поставщиками.
4. Выберите способ оповещения— собственный порог и ручная проверка, если у вас меньше 30 SKU, рабочий процесс Flow, если вы готовы поддерживать фиксированные пороги самостоятельно, или специальное приложение, если вы хотите, чтобы расчет и уведомление обрабатывались автоматически.
5. Пересматривать и пересчитывать ежеквартальнокак минимум ежемесячно для ваших бестселлеров. Смещение скорости; точка повторного заказа, установленная один раз и никогда не посещаемая повторно, в конечном итоге перестает соответствовать реальности.

Часто задаваемые вопросы

Есть ли в Shopify встроенные оповещения по электронной почте о низком уровне запасов?

Нет. Вы можете установить низкий порог запаса, при котором будет отображаться значок и фильтр в администраторе, но Shopify никогда не отправляет вам электронное письмо самостоятельно. Чтобы получить сообщение, вы либо создаете рабочий процесс в Shopify Flow, который бесплатен для всех платных планов, либо устанавливаете стороннее приложение.

В чем разница между оповещением о низком уровне запасов и оповещением о точке повторного заказа?

Оповещение о низком уровне запасов срабатывает, когда запасы пересекают число, выбранное вами вручную, обычно один раз. Оповещение о точке повторного заказа срабатывает, когда запасы пересекают число, рассчитанное на основе фактической скорости продаж и времени выполнения заказа поставщиком, и это число автоматически обновляется по мере изменения вашей структуры продаж.

Нужно ли мне стороннее приложение, чтобы получать электронные письма с низким запасом?

Не строго. Shopify Flow доступен во всех платных планах и может отправить вам электронное письмо, когда вариант упадет ниже заданного вами числа, поэтому существует бесплатный собственный маршрут, если вы готовы построить рабочий процесс. Приложения занимают свое место, когда вы хотите, чтобы порог рассчитывался на основе скорости продаж, а не вводился вручную.

Как установить низкий порог запаса для каждого продукта?

В администраторе Shopify перейдите к продукту, выберите вариант и найдите раздел «Инвентарь» — там есть поле ввода «низкий запас» для порогового значения каждого варианта.

Что мне делать, если я получу предупреждение о низком уровне запасов?

В идеале оповещение должно давать вам достаточно времени, чтобы разместить заказ на покупку до того, как он действительно закончится — в этом смысл расчета правильной точки повторного заказа, а не реакции на «почти закончился». Такие приложения, как StockCue, составляют заказ на заказ вместе с оповещением, поэтому следующим шагом будет его рассмотрение и отправка, а не начало с пустой таблицы.