Alertas de stock bajo para Shopify: Guía de configuración

Shopify te muestra una etiqueta de "stock bajo" en el administrador y un filtro de stock bajo que puedes ver manualmente, pero no te envía un correo electrónico ni una notificación cuando un producto cruza esa línea. Nadie te toca el hombro. Descubre que tiene pocas existencias cuando un cliente le dice que ya no hay existencias. Esta guía cubre lo que Shopify realmente ofrece de forma nativa, por qué un umbral de stock bajo no es lo mismo que un punto de reorden y cómo configurar alertas que realmente te lleguen antes de que se acaben.

Lo que Shopify hace (y no hace) de forma nativa

Shopify te permite establecer un umbral de "stock bajo" por variante en la configuración de Inventario. Una vez que el inventario cae por debajo de ese número, el producto muestra una insignia de "Stock bajo" en su lista de inventario de administrador y puede filtrar la página de inventario para ver todo lo que actualmente está por debajo de su umbral. Esto es realmente útil, pero es un sistema de atracción, no de empuje. Tienes que acordarte de ir a mirar. No llega nada a tu bandeja de entrada.

La única opción de inserción nativa esFlujo de Shopify, una herramienta de automatización que puede activar un correo electrónico o un mensaje de Slack cuando el inventario cae por debajo de un número establecido. Flow solía ser una función solo Plus, razón por la cual muchos consejos antiguos todavía lo dicen, pero ha estado disponible en todos los planes pagos desde 2023. El problema no es el acceso, sino que usted mismo crea el flujo de trabajo y se activa en un número fijo que ingresa, no en un punto de reorden que se mueve con sus ventas.

Configurar lo que está disponible de forma nativa

1. Establezca umbrales por variante.Vaya a la configuración de variantes de cada producto e ingrese un umbral de stock bajo en la sección Inventario. Haga esto primero con sus SKU más vendidos si tiene un catálogo grande: establecer umbrales para todo a la vez es tedioso y no es necesario para comenzar. Si aún no se realiza el seguimiento de una variante, no hay nada que observar en un umbral;activar el seguimiento primero.
2. Guarde una vista de administrador filtrada.En Productos → Inventario, filtre por "Pocas existencias" y marque esa URL como favorita. Compruébalo según un cronograma: diariamente para los SKU de rápido movimiento, semanalmente para todo lo demás.
3. Cree un flujo de trabajo de flujo.Disponible en todos los planes pagos. Utilice el activador "Cantidad de inventario modificada" con una condición que verifique si la nueva cantidad está por debajo de su umbral y una acción que envíe un correo electrónico o una notificación de Slack a quien se encarga de las compras.

Esto le avisa, pero tiene una limitación real que vale la pena comprender antes de confiar en él: un umbral estático no tiene en cuenta qué tan rápido se vende realmente un producto o cuánto tiempo le toma a su proveedor reabastecerlo. Esa es la diferencia que se trata a continuación.

Umbral de existencias bajo versus punto de reorden: no son lo mismo

Un umbral de existencias bajo es un número fijo que usted eligió, probablemente una vez, posiblemente hace un tiempo. Un punto de reorden se calcula a partir de su velocidad de ventas real y el tiempo de entrega real de su proveedor, y cambia a medida que cambian esos números. Cubrimos la fórmula completa encómo calcular los puntos de reorden, pero la versión corta es:

Punto de reorden = (Ventas diarias promedio × Plazo de entrega en días) + Stock de seguridad

El problema práctico con un umbral fijo: si la velocidad de ventas de un producto se duplica (un momento viral, un pico estacional, un impulso de marketing que funcionó), su antiguo umbral ahora es demasiado bajo: recibirá la alerta demasiado tarde, cuando ya tenga menos existencias de las que representa el buffer. Si la velocidad cae, el mismo umbral activa alertas demasiado pronto y usted realiza pedidos excesivos. Un umbral establecido una vez y olvidado silenciosamente pierde sincronía con la realidad en ambos extremos.

Esta es la razón por la que una alerta basada en umbrales es un punto de partida razonable, pero no es el lugar donde se quedan la mayoría de las tiendas en crecimiento. El siguiente paso es un software que recalcula automáticamente su punto de reorden a partir de datos de ventas reales, de modo que la alerta siempre refleje la velocidad actual en lugar de un número que estableció hace seis meses.

Comparando las opciones de tu aplicación

Vale la pena saberlo antes de comparar: las existencias bajas son una señal entre varias. La facturación, las ventas directas y los días de cobertura le dicen cosas que un umbral nunca le dirá, y nosotros cubrimosLas métricas que vale la pena seguir más allá del bajo nivel de existenciaspor separado.

Si los umbrales nativos no son suficientes, y crear y mantener un flujo de trabajo de flujo por umbral no es la forma en que desea pasar la semana, las aplicaciones de inventario dedicadas manejan esto con distintos niveles de sofisticación, desde simples alertas de umbral hasta pronósticos basados ​​en la velocidad total. Comparamos las principales opciones en detalle ennuestra comparación de alternativas Stocky, que vale la pena leer en su totalidad si elige entre ellos, pero específicamente la versión corta para alertas:

• Aplicaciones de umbral simplesreplica lo que hace Shopify Flow de forma nativa, solo disponible en todos los planes; útil si solo necesitas la notificación y no necesitas pronósticos.
• Aplicaciones de reordenamiento basadas en VelocityCalcule la fórmula del punto de reorden automáticamente a partir de su historial de ventas y vuelva a calcularla a medida que cambia la velocidad, para que la alerta se mantenga precisa sin mantenimiento manual.
• Herramientas completas de previsión de la demandavaya más allá y proyecte las tendencias futuras de la demanda en lugar de simplemente promediar las ventas recientes: más de lo que realmente necesitan la mayoría de las tiendas con unos pocos cientos de SKU.

Nuestra propia aplicación,StockCue, se ubica en la categoría basada en la velocidad: observa la velocidad de ventas de cada SKU en comparación con su punto de reorden calculado y le avisa el día en que se cruza, con una orden de compra (proveedor, cantidad, costo) redactada y esperando a que usted la revise en lugar de crearla desde cero. Hay un plan gratuito para tiendas con menos de 50 SKU si desea probar el mecanismo de alerta antes de comprometerse con algo.

Una secuencia de configuración práctica

1. Comience con su 20% superior de SKU por ingresos.Establezca umbrales o reordene los puntos para estos primero: son los más importantes y equivocarse es lo que más cuesta.
2. Calcular un lead time real para cada proveedor, ni una suposición. Verifique en sus últimas órdenes de compra cuánto tiempo tardaron realmente desde que se realizó el pedido hasta que se recibió el stock.
3. Elija una reserva de existencias de seguridadpor SKU en función de la volatilidad de sus ventas: de 3 a 5 días de ventas promedio para vendedores estables, de 7 a 14 días para SKU puntiagudos o de proveedores poco confiables.
4. Elige tu método de alerta— umbral nativo y verificación manual si tiene menos de ~30 SKU, un flujo de trabajo de flujo si está satisfecho con mantener umbrales fijos usted mismo o una aplicación dedicada si desea que el cálculo y la notificación se manejen automáticamente.
5. Revisar y recalcular trimestralmentecomo mínimo, mensualmente para tus mejores vendedores. Desviaciones de velocidad; un punto de reorden establecido una vez y nunca revisado eventualmente deja de coincidir con la realidad.

Preguntas frecuentes

¿Shopify tiene alertas de correo electrónico de stock bajo integradas?

No. Puedes establecer un umbral de existencias bajo que muestre una insignia y un filtro en el administrador, pero Shopify nunca te envía correos electrónicos por sí solo. Para recibir un mensaje, creas un flujo de trabajo en Shopify Flow, que es gratuito en todos los planes pagos, o instalas una aplicación de terceros.

¿Cuál es la diferencia entre una alerta de stock bajo y una alerta de punto de reorden?

Se activa una alerta de stock bajo cuando el inventario cruza un número que usted eligió manualmente, generalmente una vez. Se activa una alerta de punto de reorden cuando el inventario cruza un número calculado a partir de su velocidad de ventas real y el tiempo de entrega del proveedor, y ese número se actualiza automáticamente a medida que cambian sus patrones de ventas.

¿Necesito una aplicación de terceros para recibir correos electrónicos con existencias bajas?

No estrictamente. Shopify Flow está disponible en todos los planes pagos y puede enviarte un correo electrónico cuando una variante cae por debajo del número que hayas establecido, por lo que existe una ruta nativa gratuita si estás dispuesto a crear el flujo de trabajo. Las aplicaciones ganan su lugar cuando desea que el umbral se calcule a partir de la velocidad de ventas en lugar de escribirlo a mano.

¿Cómo establezco un umbral de stock bajo por producto?

En tu panel de control de Shopify, ve al producto, selecciona la variante y busca la sección Inventario; allí hay un campo de entrada de "stock bajo" para el umbral de cada variante.

¿Qué debo hacer una vez que recibo una alerta de stock bajo?

Idealmente, la alerta debería darle suficiente tiempo para realizar una orden de compra antes de que se agote; ese es el punto de calcular un punto de reorden adecuado en lugar de reaccionar a "casi agotado". Aplicaciones como StockCue redactan la orden de compra junto con la alerta, por lo que el siguiente paso es revisarla y enviarla, no comenzar desde una hoja de cálculo en blanco.